W wielu firmach zapewne często można spotkać obrazek, gdy ktoś chodzi od pokoju do pokoju i szuka jakiś dokumentów. Często takie szukanie trwa kilka godzin, angażując przy okazji pracowników różnych działów, i wszystko będzie w porządku, jeśli dany dokument się znajdzie. Czasami jednak może on zaginąć na tyle skutecznie, że nie da się go odnaleźć, i wtedy uruchamiana jest cała procedura wystawiania duplikatu, co zajmuje kolejny cenny czas. Można jednak uniknąć takich sytuacji wdrażając odpowiednie oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami. Programy takie są coraz popularniejsze, choć nadal wielu przedsiębiorców trochę się ich obawia. Dotyczy to szczególnie właścicieli małych firm, którzy twierdzą, że koszt zakupu oprogramowania i wdrożenia będzie na tyle wysoki, że nie bardzo będzie im się taka inwestycja opłacała. Jednak wygląda to zupełnie inaczej, nawet najmniejsze firmy zajdą na rynku programy, które z powodzeniem będą mogły u siebie tanim kosztem wdrożyć. Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów przede wszystkim ma na celu usprawnienie przepływu informacji w firmie. Z reguły posiada ono bardzo duże możliwości konfiguracyjne, dzięki czemu można bardzo dokładnie ustalić, co w jakim momencie i przez jakich pracowników można będzie zrobić z dokumentem. Bardzo przydatne jest także logowanie wykonywanych czynności, dzięki czemu w razie jakiś problemów łatwo będzie dojść, kto i kiedy coś popsuł albo nie dopilnował swoich obowiązków. Podstawą w całym procesie jest skanowanie faktur i innych dokumentów pojawiających się w firmie. Najczęściej obowiązki te przekazuje się jednemu lub kilku pracownikom, którzy każdy dokument wprowadzają do systemu, jednocześnie go dokładnie opisując. I w tym momencie objawia się ogromna zaleta takich programów, bo wszystkie dalsze operacje mogą być już wykonywane tylko na elektronicznej kopii. Dzięki temu wszyscy uprawnieni do tego pracownicy będą mieli do niej dostęp w zasadzie od momentu rejestracji.
