Organizacja przeprowadzki biura w kilku krokach

Przeprowadzka biura do nowej lokalizacji to zawsze duże wyzwanie, niezależnie od wielkości firmy. Oprócz spakowania samego biura, do przedsięwzięcia należy przygotować pracowników i tak zaplanować ich pracę, by sytuacja nie miała wpływu na działalność. Na zmianę adresu firmy należy przygotować także partnerów biznesowych oraz klientów. Generalnie do przeprowadzki biura trzeba się przygotować ze sporym wyprzedzeniem czasowym.

Od czego zacząć przeprowadzkę?

Zaplanować datę z dużym wyprzedzeniem – o konkretnym dniu można już wtedy zawiadomić pracowników, klientów i wszystkich zainteresowanych. Warto ułożyć plan przeprowadzki oraz checklistę. W dalszej kolejności należy wybrać odpowiednią firmę, która zajmie się pakowaniem oraz przewożeniem rzeczy w nowe miejsce. Profesjonaliści mogą okazać się w tej sytuacji nieocenieni. Oczywiście w sam proces pakowania można zaangażować pracowników, a firmę zamówić do samego przewożenia wyposażenia. Planując wszystkie działania należy odpowiednio oszacować czas na każdą czynność, wziąć pod uwagę wszelkie możliwe przesunięcia. Warto pamiętać także o zamówieniu usługi sprzątania do starego biura. 

Kolejne kroki przeprowadzki

Przeprowadzkę można wykorzystać do wykonania inwentaryzacji posiadanych sprzętów i wyposażenia. Należy pamiętać, że w przypadku dokumentów z danymi wrażliwymi firmy przeprowadzkowe zabezpieczają je w specjalne pojemniki z plombą – dzięki czemu jest pewność, że dane osobowe będą odpowiednio zabezpieczone. Przy okazji zbędne papiery można zniszczyć w niszczarce. Jeśli chodzi o odpowiednie pakowanie to bardzo ważne jest opisanie poszczególnych pudeł, wykorzystanie ich prawidłowo (najcięższe rzeczy na dno, lżejsze na górę) oraz prawidłowe zabezpieczenie elektroniki i sprzętu biurowego. Planując przeprowadzkę trzeba kupić dużo kartonów, taśm, przyda się również folia bąbelkowa czy folia stretch.

Ostatni krok – organizacja w nowym biurze

Wbrew pozorom ostatnim krokiem przeprowadzki nie jest przewiezienie rzeczy, ale organizacja pracy w nowym biurze. Przydadzą się tu dobrze opisane pudła, aby uniknąć chaosu. Zaaranżowanie miejsca w nowej przestrzeni dobrze mieć już rozplanowane przed przeprowadzką, aby sprawnie rozłożyć wszystkie miejsca pracy i powrócić do jak najszybszej działalności w nowym miejscu. Firma przeprowadzkowa taka jak transportplus.pl może pomóc przy rozpakowywaniu rzeczy. Warto jednak, aby każdy pracownik spakował swoje miejsce pracy a następnie je rozpakował. Generalnie dobrze rozplanowane przenosiny biura nie muszą być dezorganizujące dla działalności. Ważne jest odpowiednie zaplanowanie działań.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here